Sąvoka
Reprezentacinės sąnaudos yra išlaidos, skirtos naujiems verslo ryšiams užmegzti arba santykiams su esamais verslo partneriais pagerinti.
Teisinis reguliavimas
Pagal LR PMĮLietuvos Respublikos pelno mokesčio įstatymas iš pajamų atskaitoma ne daugiau kaip 50% reprezentacinių sąnaudų, o bendra jų suma per metus negali viršyti 2% visų įmonės pajamų. Vadinasi, nuo pusės ar net daugiau patirtų reprezentacinių išlaidų reikia mokėti pelno mokestį.
Reprezentacinės sąnaudos gali būti patirtos tik organizuojant reprezentacinį renginį verslo partneriams arba dovanojant jiems reprezentacines dovanas.
Reprezentaciniame renginyje privalo dalyvauti ir įmonės darbuotojų, ir klientų. Mažosios bendrijos nariai yra prilyginami darbuotojams, tačiau uždarosios akcinės bendrovės akcininkai, jei jie neturi ir darbo sutarčių su šia UAB, nėra laikomi darbuotojais.
Kiekvienu reprezentacinių išlaidų patyrimo atveju turi būti surašomas Reprezentacinių sąnaudų nurašymo aktas.
Tik labai maža dalis įmonių turi reprezentacinių sąnaudų, ir net tais atvejais jų dalis tarp visų sąnaudų yra labai maža.
Dovanos retai yra reprezentacija
Tik maža dalis dovanų yra laikomos reprezentacinėmos sąnaudomis. Tuomet pusė dovanos vertės be PVM gali būti laikoma leidžiamais atskaitymais. Tačiau jei padovanotos (privatiems poreikiams tenkinti suvartotos) prekės vertė viršija 75€, nuo jos apskaičuotas PVM nėra leidžiami atskaitymai. Už dovanos gavėją sumokėtas GPM taip pat nėra leidžiami atskaitymai. Vadinasi, pelno mokestį reikės mokėti ne tik nuo pusės dovanos vertės, bet ir nuo pilnų jos PVM ir GPM sumų. Plačiau: Dovanų apmokestinimas.
Įmonės nereprezentuojančios dovanos (individualios kelionės, maistas, bilietai ir pan.) yra neleidžiami atskaitymai, o ne reprezentacijos sąnaudos.
Jei renginyje nedalyvauja nė vienas įmonės darbuotojas, toks renginys negali būti laikomas reprezentaciniu, nes paprasčiausiai niekas nereprezentuoja įmonės. Tuomet visas renginys yra laikomas dovana klientams arba akcininkams.
Jei renginyje nedalyvauja nė vienas įmonės klientas ar potencialus klientas, toks renginys taip pat negali būti laikomas reprezentaciniu, nes nėra su kuo užmegzti naujų verslo ryšių. Renginiai darbuotojams yra laikomi arba dovanomis, arba tiesiog neleidžiamais atskaitymais.
Nusikalstama reprezentacija
Jei buhalteriui yra pateikiama sąskaita faktūra ar čekis, kuriuose matosi, kad bare arba parduotuvėje buvo nupirkti ir klientui perduoti alkoholiniai gėrimai, iki 2024-06-01 tai visais atvejais buvo laikoma nusikaltimo įrodymu – LR Alkoholio kontrolės įstatymas visais atvejais įmonėms draudė alkoholinius gėrimus duoti kaip premiją, kaip prekės priedą arba dovanoti.
Po šio įstatymo pakeitimo leidžiama dovanoti alkoholinius gėrimus verslo partneriams reprezentacinėms reikmėms. Tačiau ir toliau draudžiama juos duoti kaip premiją, kaip prekės priedą arba dovanoti kitiems asmenims (darbuotojams, akcinininkams ir t.t.). LR Alkoholio kontrolės įstatymo 28 str. nurodo ir daug kitų apribojimų.
Vadovaujantis 33 str., Fiziniai asmenys už šio Įstatymo pažeidimus atsako Lietuvos Respublikos administracinių nusižengimų kodekse ir Lietuvos Respublikos baudžiamajame kodekse nustatyta tvarka.
Rekomenduojame nusistatyti tvarką, kad įmonė jokiose situacijose neperka ir niekam neperduoda jokių alkoholinių gėrimų ar kitų akcizinių prekių. Tai ribojantys įstatymai gan dažnai keičiami, vadovo kaip fizinio asmens atsakomybė yra labai didelė, todėl tokia reprezentacija kelia labai dideles rizikas.
LR Viešųjų ir privačių interesų derinimo įstatymas draudžia deklaruojančiam asmeniui ir jam artimiems asmenims priimti dovanų ar paslaugų, jeigu tai susiję su deklaruojančio asmens tarnybine padėtimi ar tarnybinėmis pareigomis. Jei įmonė įteikė dovaną klientui, kuris taip pat ir eina tarnybines pareigas, tai gali lemti ir kontroliuojančių institucijų patikrinimus, ir netikėtą įstatymų pažeidimų nustatymą.
Aiškiai nustatyta ir su teisininkais suderinta reprezentacijos bei dovanų tvarka gali būti visiškai teisėta. Tačiau jei vadovas įteikinėja pavienas dovanas netikrindamas įstatymų nei ką tiksliai dovanoja, nei kam, tai gali užtraukti ir baudžiamąją atsakomybę.
Kontrolė ir bausmės
Reprezentacijos sąnaudų nurašymas yra ne tik sureguliuotas įstatymais, tačiau ir realiai kontroliuojamas. VMI tam skiria vis daugiau dėmesio.
Tačiau registruojant reprezentacines sąnaudas rizikos kyla ne tik dėl to, kad VMI tas sąnaudas vertins kaip nereprezentacines ir nurodys sumokėti daugiau mokesčių. Kadangi reprezentaciją ir dovanas reglamentuoja tiek daug įstatymų, o jų pažeidimams numatyta atsakomybė ir pagal LR Baudžiamąjį kodeksą, bausmės gali būti neprognozuojamai griežtos.
Pavyzdžiui, mažosios bendrijos narys ir vadovas organizuoja reprezentacinį renginį – savo vadovaujamo kartodromo gimtadienį restorane. Įmonė patyrė 15180€ reprezentacinių sąnaudų. Bet paskui paaiškėjo, kad tuo pačiu metu vyko ir šio asmens vestuvės. Dalį tokio dvigubo renginio išlaidų asmuo padengė savo asmeninėmis lėšomis.
Jei tokia aplinkybė būtų buvusi atskleista buhalteriui, jis iš karto sakytų, kad mato čia mokestines rizikas – sudėtinga atskirti, kokia dalis sąnaudų yra reprezentacinės, o kokia dalis yra vadovo asmeninių poreikių tenkinimas. Blogiausiu atveju VMI gali vertinti, kad čia iš viso nėra reprezentacinis renginys, todėl visos 15180€ sąnaudų turi būti laikomos išmokėtos MB vadovui. Dėl tokio VMI sprendimo nuo šios sumos įmonė turėtų sumokėti pelno mokestį, o vadovas – GPM.
Tačiau šį tyrimą atliko FNTT ir valstybinį kaltinimą palaikė prokuroras. Jie nustatė, kad vadovas ir vienintelis narys visą šią sumą pasisavino (t.y. pavogė) iš savo įmonės. Alytaus apylinkės teismas nuteisė vadovą pagal LR Baudžiamąjį kodeksą, skyrė 7500€ baudą ir konfiskavo 15180€ asmeninių lėšų valstybės naudai. Nuteistasis iš viso neteko 22680€.
Jei VMI būtų nustačiusi, kad toks renginys nebuvo reprezentacinis, būtų papildomai priskaičiavusi 1139€ pelno mokesčio ir 2277€ GPM. Vadinasi, kai buhalteris galėjo matyti riziką dėl 3416€ papildomų mokesčių, teismas vadovavosi visiškai kitais įstatymais ir praktiškai skyrė beveik 7 kartus didesnę baudą ir teistumą.
Labai mažoms įmonėms neapsimoka
Labai mažoms įmonėms praktiškai neverta vesti reprezentacinių sąnaudų. Pavyzdžiui, 40 tūkst. EUR pajamų per metus turinti įmonė, kuri nėra PVM mokėtoja, pagal įstatymą gali turėti iki 800 EUR reprezentacinių sąnaudų. Tokiai mažai įmonei galiojant lengvatiniam 5% pelno mokesčio tarifui, didžiausias pelno mokesčio sutaupymas gali būti iki 40€. Jei visos reprezentacijos sąnaudos patirtos per 2 renginius, jų pagrindimas ir apskaitymas sudarant vien reprezentacinių sąnaudų nurašymo aktus sukurs daugiau finansinės apskaitos sąnaudų.
Dažnai įmonės vadovas susitikimo su partneriu maisto išlaidas nori priskirti reprezentacinėms sąnaudoms, tačiau neatitinkant reprezentacinio renginio sąlygos tai nėra reprezentacinė sąnauda. Finansine prasme toks ginčas tarp buhalterio ir vadovo yra mažareikšmis, pvz.: 100 EUR vertės sąskaita faktūra už maistą, vertinant jį kaip reprezentacinę išlaidą, įmonei sutaupytų 8,68€ PVM ir 6,20€ pelno mokesčio, bet reprezentacinių sąnaudų nurašymo akto sudarymas ir reprezentacijos operacijų sukūrimas apskaitos programoje kainuotų daugiau.
Jei inspektoriaus vertinimu tai nebūtų reprezentacinė sąnauda, tokio klausimo sprendimas ir iš jo sekanti atsakomybė įmonei kainuotų šimteriopai daugiau. Todėl pavienius tokius abejotinus atvejus turinčioms įmonėms rekomenduojame visą išlaidos sumą priskirti neleidžiamiems atskaitymams, o turinčioms tokių išlaidų reguliariai ir daug – su teisininku išspręsti reprezentacijos įforminimo klausimą.
Kaip buhalteriai vertina reprezentacines išlaidas
Jei buhalteriui pateikiama sąskaita faktūra, kurioje nurodytos išlaidos nėra įmonės veiklos sąnaudos, be reprezentaciją pagrindžiančių dokumentų buhalteris ją dažniausiai vertina kaip neleidžiamą atskaitymą, o ne kaip reprezentacinę išlaidą.
Išlaidas, kurios nėra leidžiami atskaitymai, apskaitome taip:
- Jei įmonė organizuoja reprezentacinį renginį arba sistemingai dovanoja mažesnės vertės kaip 75€ reprezentacines dovanas, šias sąnaudas apskaitome kaip reprezentacines.
- Jei įmonė vedasi klientus pietų, dovanoja jiems pavienius daiktus ar paslaugas, tai yra neleidžiami atskaitymai, nuo kurių vertės reikės mokėti pelno mokestį ir PVM, o dovanų atveju ir GPM.
- Jei vadovas atsiskaitė bare ar parduotuvėje apskritai nesant įrodymų, kad įmonė iš to gavo kažkokios naudos, tai yra asmeninių poreikių tenkinimas. Šią sumą minusuojame iš asmeniui mokėtino atlyginimo ar dividendų. Jei išleista suma viršija mokėtiną atlyginimą, mokėjimą apskaitome kaip atlyginimo priedą ir papildomai priskaičiuojame GPM ir Sodros mokesčius. Jei išleista suma viršija mokėtinus dividendus, mokėjimą apskaitome kaip paskolą akcininkui – galioja papildomi ribojimai.
