Sąskaita faktūra: kada išrašoma ir kokie privalomi rekvizitai

Kas yra sąskaita faktūra

Sąskaita faktūra – finansinės apskaitos dokumentas, kuriuo įforminamas prekių tiekimas ar paslaugų teikimas. Sąskaitą faktūrą vartotojui išrašo prekes pateikęs ar paslaugas suteikęs asmuo, reikalaudamas sumokėti sąskaitoje faktūroje nurodytą sumą.

Kada išrašoma sąskaitą faktūra

Įmonės išrašo PVM sąskaitą faktūrą tuomet, kai atsiranda prievolė apskaičiuoti PVM.

Prievolė apskaičiuoti PVM atsiranda įvykus tam iš nurodytų įvykiui, kuris įvyksta anksčiau, kai:
1) prekė perduodama ar paslauga suteikiama, arba
2) gaunamas atlygis už patiektą prekę ar suteiktą paslaugą.

LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 14 str. 2 d.

Kol nei suteikta paslauga, nei gautas mokėjimas, nėra teisinio pagrindo išrašyti PVM sąskaitą faktūrą. Iki to momento gali būti išrašoma tik išankstinė sąskaita, kuri nesukuria reikalavimo teisės. Bet kai tik suteikiama paslauga arba gaunamas mokėjimas už dar suteiksiamą paslaugą, iš karto privaloma išrašyti PVM sąskaitą faktūrą.

PVM sąskaita faktūra privalo būti išrašyta nedelsiant patiekus prekes ar suteikus paslaugas, tačiau teikiant ilgalaikes paslaugas, PVM sąskaita faktūra gali būti išrašoma už visą per mėnesį suteiktų paslaugų arba patiektų prekių kiekį ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos.

LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 79 str. 2 d.

Kai tarp pardavėjo ir pirkėjo susiklosto ilgalaikiai tiekimo santykiai, pardavėjas gali išrašyti vieną PVM sąskaitą faktūrą už visas per praeitą mėnesį suteiktas paslaugas ar patiektas prekes. Įstatymas nereikalauja, kad tokie ilgalaikiai santykiai būtų įforminti rašytine sutartimi, jie gali susiklostyti ir be sutarties.

Įstatymas numato, kad mėnesinė PVM sąskaita faktūra išrašoma tik už suteiktas paslaugas ar patiektas prekes. Vadinasi, jei įmonė gauna avansus už paslaugas, kurias dar tik suteiks, ji turi išrašyti po atskirą PVM sąskaitą faktūrą už kiekvieną gautą avansą. Įstatymas nenumato teisės išrašyti 1 mėnesinę PVM sąskaitą faktūrą už visus per mėnesį gautus avansus.

Jei per mėnesį įmonė suteikė kelias paslaugas ar patiekė kelias prekes, po kurių suteikimo ar patiekimo iš karto gavo mokėjimus, tiekimas įvyko anksčiau už atlygio gavimą ir pirkėjo mokėjimas nėra laikomas avansu. Tokiu atveju laikoma, kad įmonė išrašo PVM sąskaitą faktūrą dėl jau atlikto tiekimo, o ne dėl gauto avanso. Vadinasi, įmonė turi teisę išrašyti 1 mėnesinę PVM sąskaitą faktūrą. Tačiau tai nėra aiškiai apibrėžta įstatyme, todėl VMI nuomonė konkrečiu atveju gali būti ir kitokia.

Jeigu prieš prekių tiekimą (paslaugų teikimą) gaunamas avansas, dėl kurio gavimo pagal šio Įstatymo 14 straipsnio nuostatas atsiranda prievolė apskaičiuoti PVM, toks avanso gavimas turi būti įformintas PVM sąskaita faktūra, o pačių prekių tiekimas (paslaugų teikimas) įformintas PVM sąskaita faktūra, kurioje atlygis sumažinamas gautu avansu.

LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 79 str., 4 d.

LR PVMĮ įvardintas avansas reiškia tik tokį avansą, kuris gautas už konkrečią paslaugą, dėl kurios jau susitarta ir kuri bus suteikta. Įprastai tai yra el. komercijos sistemoje jau patvirtintas užsakymas, kuriam išrašyta išankstinė sąskaita ir kuriame jau yra aiškiai apibrėžti paslaugos parametrai ir periodas. Jei įmonė gauna avansą kaip užstatą, kuris nėra susietas su konkrečia suteiktina paslauga, įmonė neturi išrašyti PVM sąskaitos faktūros ir skaičiuoti PVM.

Privalomi sąskaitos faktūros rekvizitai

LR Finansinės apskaitos įstatymas (LR FAĮ) nurodo privalomus apskaitos dokumentų rekvizitus (7 str.):

1. subjekto, atlikusio ūkinę operaciją, pavadinimas (vardas, pavardė), juridinio asmens kodas;
2. apskaitos dokumento parengimo data;
3. ūkinės operacijos turinys;
4. ūkinės operacijos laikotarpis arba data, jeigu apskaitos dokumento parengimo data nesutampa su ūkinės operacijos laikotarpiu arba data;
5. ūkinės operacijos rezultatas pinigine ir (arba) kiekybine išraiška. Kai ūkinės operacijos rezultatas nurodomas kiekybine išraiška, turi būti nurodyti mato vienetai;
6. apskaitos dokumento pavadinimas ir apskaitos dokumento gavėjo pavadinimas (vardas, pavardė), juridinio asmens kodas, išskyrus atvejus, kai pagal mokesčių įstatymus ar jų pagrindu priimtus teisės aktus ši informacija nėra privaloma;
7. kita informacija, nustatyta mokesčių įstatymuose ar jų pagrindu priimtuose teisės aktuose.

Apskaitos dokumento gavėjo pavadinimas (arba vardas ir pavardė) yra vienintelis privalomas kliento duomuo ne PVM sąskaitoje faktūroje. Jei klientas yra juridinis asmuo, privaloma nurodyti ir įmonės kodą. Šis įstatymas nereikalauja nurodyti pirkėjo adreso ar kitų kontaktinių duomenų sąskaitoje faktūroje.

Privalomi PVM sąskaitos faktūros rekvizitai

LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas (LR PVMĮ) nurodo privalomus PVM sąskaitos faktūros rekvizitus (80 str. 1 d.):

1. PVM sąskaitos-faktūros išrašymo data;
2. PVM sąskaitos-faktūros serija ir numeris, leidžiantys identifikuoti PVM sąskaitą-faktūrą;
3. prekių tiekėjo ar paslaugų teikėjo PVM mokėtojo kodas;
4. prekių arba paslaugų pirkėjo (kliento) PVM mokėtojo kodas, kurį jis nurodė įsigydamas prekes ar paslaugas. Jeigu Lietuvos Respublikos apmokestinamasis asmuo tiekia prekes ar teikia paslaugas šalies teritorijoje, pirkėjo PVM mokėtojo kodas (jei pirkėjas registruotas PVM mokėtoju) nurodomas visais atvejais;
5. prekių tiekėjo arba paslaugų teikėjo pavadinimas arba vardas, pavardė (jeigu tai fizinis asmuo) ir buveinė arba nuolatinė gyvenamoji vieta (jeigu tai fizinis asmuo);
6. prekių arba paslaugų pirkėjo (kliento) pavadinimas arba vardas, pavardė (jeigu tai fizinis asmuo) ir adresas;
7. tiekiamų prekių arba teikiamų paslaugų pavadinimas, taip pat jų kiekis;
8. prekių tiekimo arba paslaugų teikimo data, jeigu ji nesutampa su PVM sąskaitos-faktūros išrašymo data. Jeigu PVM sąskaita-faktūra įforminamas avanso gavimas, – avanso gavimo diena, kai ji nesutampa su PVM sąskaitos-faktūros išrašymo data;
9. tiekiamos prekės arba teikiamos paslaugos vieneto kaina (be PVM), taip pat nuolaidos, neįtrauktos į vieneto kainą;
10. tiekiamų prekių arba teikiamų paslaugų, apmokestinamų taikant vienodą tarifą, apmokestinamoji vertė;
11. PVM tarifas (tarifai);
12. PVM suma eurais;
13. kai įforminamas prekių ir (arba) paslaugų, kurios neapmokestinamos arba apmokestinamos taikant 0 procentų PVM tarifą, tiekimas (teikimas), – nuoroda į atitinkamą šio Įstatymo arba Direktyvos 2006/112/EB nuostatą arba bet kokia kita nuoroda, kad prekės (paslaugos) neapmokestinamos, apmokestinamos taikant 0 procentų PVM tarifą;
14. šio Įstatymo 2 straipsnio 16 dalyje nurodyti duomenys apie naują transporto priemonę (t. y. eksploatavimo pradžia, rida, valandų skaičius) – naujos transporto priemonės tiekimo į kitą valstybę narę atveju;
15. kai taikoma speciali turizmo paslaugų apmokestinimo PVM schema, nurodyta šio Įstatymo XII skyriaus antrajame skirsnyje, – nuoroda „Maržos apmokestinimo schema. Kelionių agentūros“, o kai taikoma speciali naudotų prekių, meno kūrinių, kolekcinių ir antikvarinių daiktų apmokestinimo PVM schema, nurodyta šio Įstatymo XII skyriaus trečiajame skirsnyje, – atitinkama nuoroda „Maržos apmokestinimo schema. Naudotos prekės“, „Maržos apmokestinimo schema. Meno kūriniai“ arba „Maržos apmokestinimo schema. Kolekcionavimo objektai ir antikvariniai daiktai“;
16. fiskalinio agento PVM mokėtojo kodas, pavadinimas arba vardas, pavardė (jeigu tai fizinis asmuo) ir adresas, – kai pagal šį Įstatymą prievolė apskaičiuoti PVM tenka užsienio apmokestinamojo asmens paskirtam fiskaliniam agentui;
17. kai įforminamas prekių ir (arba) paslaugų, už kurias prievolė apskaičiuoti (arba išskaityti) ir sumokėti PVM tenka pirkėjui (klientui), tiekimas (teikimas), – nuoroda „Atvirkštinis apmokestinimas“;
18. kai prievolė apskaičiuoti PVM atsiranda gavus atlygį už patiektas prekes ar suteiktas paslaugas, – nuoroda „Pinigų apskaitos sistema“;
19. kai PVM sąskaitą faktūrą prekių tiekėjo ar paslaugų teikėjo vardu įformina pirkėjas, – nuoroda „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“.

Apibendrinant, prie LR FAĮ jau nustatytų pirkėjo rekvizitų dar reikia pridėti pirkėjo adresą ir PVM mokėtojo kodą, jei pirkėjas jį turi. Parduodant prekes ar paslaugas internetu, PVM mokesčio tikslais yra svarbu nustatyti pirkėjo šalį, todėl adresas yra svarbus duomuo.

LR PVMĮ reikalavimai netaikomi tiems sandoriams, kuriems netaikomas PVM. Vadinasi, ne PVM mokėtojai neprivalo nurodyti pirkėjo adreso sąskaitoje faktūroje.

Sąskaitos faktūros pavadinimas

LR FAĮ ir LR PVMĮ nereikalauja, kad pirkimo dokumentas vadintųsi PVM sąskaita faktūrą ar invoice. Jo pavadinimas gali būti ir čekis, draudimo polisas, bilietas, reservation, order, receipt ir t.t. Tačiau kad galėtume tokį dokumentą įtraukti į apskaitą, jis privalo turėti visus reikalaujamus rekvizitus. Dažnai čekis arba receipt neturi pirkėjo duomenų arba jame nenurodyta, už kokias konkrečiai paslaugas buvo sumokėta – toks dokumentas nėra pakankamas pagrįsti leidžiamus atskaitymus.

Jei dokumento pavadinimas yra ne PVM sąskaita faktūra, tai ir jo numeris vadinasi ne SF numeriu. Tokiu atveju tinka ir sutarties numeris, Order ID, Reservation ID, Transaction ID, Reference ID ir t.t. Retais atvejais JAV tiekėjai ant sąskaitos nespausdina jokio unikalaus numerio, bet jų sistemose dokumentas arba užsakymas vis tiek turi kažkokį identifikatorių, kuris matosi naršyklės adreso laukelyje arba failo pavadinime – tuomet naudojame jį.

Supaprastinta PVM sąskaita faktūra

Jeigu bendra PVM sąskaitoje faktūroje nurodomų patiektų prekių ir (arba) suteiktų paslaugų vertė (įskaitant PVM) neviršija 100 eurų, gali būti išrašoma supaprastinta PVM sąskaita faktūra, nurodyta šio Įstatymo 80 straipsnio 9 dalyje.

LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 79 str., 13 d.

LR PVMĮ 80 str. 9 d. nurodo, kad supaprastintoje PVM sąskaitoje faktūroje nurodomas tik pirkėjo PVM mokėtojo kodas, jei jis jį turi. Dauguma fizinių asmenų neturi PVM mokėtojo kodo, todėl įstatymas nereikalauja nurodyti jokių pirkėjo duomenų, jei pirkimo vertė neviršija 100€ su PVM. Vadinasi, paslaugos gavėjas apskaitos dokumentuose gali likti anonimiškas.

Tačiau praktikoje turime nurodyti bent pirkėjo šalį. Kitu atveju nežinosime, kodėl el. komercijos sistema šiam pirkimui taikė būtent tokį PVM tarifą.

Ūkinės veiklos nevykdantys fiziniai asmenys neturi prievolės saugoti jiems išrašytų SF, todėl jie dažnai neima SF iš pardavėjo ir neteikia jam savo duomenų. Tačiau jei pardavėjas neišrašo kasos čekio, jis privalo išrašyti SF pajamų apskaitai. Tokiems pardavimams apskaitos programoje sukuriame klientą FA – „Fiziniai asmenys“. Šis klientas neturi jokių kitų rekvizitų. Šią praktiką palaikantį išaiškinimą teikia ir VMI:

Atkreipiame dėmesį, kad supaprastintoje PVM sąskaitoje faktūroje pirkėjo fizinio asmens vardo, pavardės nurodyti nereikia.

VMI leidinys PVM SĄSKAITŲ FAKTŪRŲ REKVIZITAI IR PRIEVOLĖS, SUSIJUSIOS SU PRIDĖTINĖS VERTĖS MOKESČIU, Straipsnis Nr. 57.

Supaprastinta ne PVM sąskaita faktūra

Teoriškai LR PVMĮ supaprastintos PVM sąskaitos faktūros tvarka negalioja ne PVM mokėtojams. Anksčiau galiojęs LR Buhalterinės apskaitos įstatymas, kuris galiojo ir ne PVM mokėtojams, buvo nurodęs, kad vienkartinę paslaugą, įgytą nesinaudojant telekomunikacijų įranga, gaunančio fizinio asmens vardas ir pavardė nėra privalomi rekvizitai. Vadinasi, jei kiti įstatymai neįpareigoja pardavėjo nustatyti pirkėjo tapatybės ir ji lieka nežinoma, paslaugos ar prekės pirkėjas taip pat galėjo likti anonimiškas.

Tačiau realiame versle liko mažai situacijų, kai pardavėjui yra nežinoma pirkėjo tapatybė. Jei pirkėjas atsiskaitė banko pavedimu, banko išraše pardavėjas matė pirkėjo vardą ir pavardę, todėl privalėjo šiuos rekvizitus įrašyti į SF. Kad nereiktų kiekvienam fiziniam asmeniui kurti atskiros kortelės apskaitos programoje, priimant užsakymus internetu, SF turi išrašyti el. komercijos sistema, kurioje ir yra saugomi pirkėjų duomenys.

Elektroninė PVM sąskaita faktūra

Elektronine PVM sąskaita faktūra laikoma PVM sąskaita faktūra, kurioje nurodomi nustatyti PVM sąskaitos faktūros rekvizitai ir kuri yra išrašyta ir gauta elektroniniu formatu. Elektroninė PVM sąskaita faktūra gali būti naudojama tik tuo atveju, kai yra išankstinis pirkėjo sutikimas.

LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 79 str., 11 d.

Įstatymas numato, kad pardavėjas gali siųsti pirkėjui elektroninę PVM sąskaitą faktūrą tik prieš tai gavęs pirkėjo sutikimą. Praktiškai tai reiškia, kad iki sandorio įforminimo pirkėjas turi sutikti su pirkimo taisyklėmis pardavėjo el. komercijos sistemoje arba sudaryti paslaugų teikimo sutartį su tokia nuostata.

Įstatymas taip pat įpareigoja pardavėją „nustatyti būdus, kuriais užtikrinamas PVM sąskaitos faktūros kilmės autentiškumas, turinio vientisumas ir įskaitomumas“. Vadinasi, tam turi būti naudojamos specialios techninės priemonės. Jei vadybininkas sukuria Word failą ir persiunčia jį iš savo el. pašto dėžutės, toks failas nėra laikomas elektronine PVM sąskaita faktūra.

Kreditinė PVM sąskaita faktūra

Kai atšaukiamas jau apmokėtas užsakymas, kuriam jau išrašyta PVM sąskaita faktūra, arba keičiasi tokio užsakymo sumos, pardavėjas turi išrašyti kreditinę PVM sąskaitą faktūrą.

Jeigu po prekių tiekimo arba paslaugų teikimo įforminimo keičiasi tiekiamų prekių arba teikiamų paslaugų apmokestinamoji vertė ir (arba) kiekis, suteikiamos įvairios nuolaidos, prekės (ar jų dalis) grąžinamos, prekių (ar jų dalies) arba paslaugų atsisakoma ar dėl kokių nors kitų priežasčių keičiasi pirkėjo (kliento) mokėtinas atlygis, kreditinį dokumentą, kuriuo įforminami minėtų aplinkybių pasikeitimai, privalo išrašyti asmuo, kuris išrašė pradinį prekių tiekimą arba paslaugų teikimą įforminantį apskaitos dokumentą. Šalių susitarimu minėtų aplinkybių pasikeitimas gali būti įformintas ne prekių tiekėjo ar paslaugų teikėjo išrašomu kreditiniu dokumentu, o pirkėjo (kliento) išrašomu debetiniu dokumentu, jeigu pirkėjas (klientas) yra PVM mokėtojas.

LR Pridėtinės vertės mokesčio įstatymas, 83 str., 1 d.

Kreditinė sąskaita faktūra yra išrašoma tokia pačia tvarka, kaip ir įprasta PVM sąskaita faktūra. Tačiau ji turi būti susieta su pirmine PVM sąskaita faktūra, kurią koreguoja. Vadinasi, galime išrašyti kreditinę PVM sąskaitą faktūrą tik jau pirkusiam klientui ir tik toms paslaugoms, kurias jis jau pirko, t.y. kreditinę PVM sąskaitą faktūrą išrašome tik prekių grąžinimui arba papildomos nuolaidos suteikimui, o ne kitokio pagrindo pinigų išmokėjimui.

Grąžinamos sumos kreditinėje PVM sąskaitoje faktūroje yra įrašomos su minuso ženklu. Jei paslaugos ar prekės kaina kreditinėje PVM sąskaitoje faktūroje būtų nurodyta su pliuso ženklu, tai reikštų, kad pirkėjas turi dar primokėti už tą patį jau įvykusį pirkimą.

Išankstinė sąskaita

Kol nėra teisinio pagrindo išrašyti PVM sąskaitą faktūrą, įmonė gali išrašyti išankstinę sąskaitą. Išankstinė sąskaita nėra finansinėje apskaitoje registruojamas dokumentas. Tai yra komercinis pasiūlymas, kurį galima koreguoti ar iš viso atšaukti.

Kai išankstinė sąskaita yra apmokama, ji turi būti perrašoma į PVM sąskaitą faktūrą. Buhalterinės apskaitos programos leidžia tą pačią išankstinę sąskaitą registruoti PVM sąskaitų faktūrų registre ir ji tampa PVM sąskaita faktūra.

Ne PVM sąskaita faktūra

Dauguma sąskaitoms faktūroms keliamų reikalavimų yra nustatyti LR PVMĮ. Vadinasi, jei sąskaitą išrašo ne PVM mokėtojas, tie reikalavimai nėra taikomi. Dėl to išrašant PVM sąskaitas faktūras be PVM susidaro situacijos, kurių nereglamentuoja jokie teisės aktai.

Paprastumo dėlei išrašant ir ne PVM sąskaitas faktūras patariame vadovautis ta pačia tvarka, kuri galioja PVM sąskaitoms faktūroms. Kol kas nesame susidūrę su situacija, kad VMI ginčytų ne PVM mokėtojo sąskaitų faktūrų išrašymo praktiką, kuri atitinka LR PVMĮ.

Pajamos be sąskaitos faktūros

Yra situacijų, kai įmonė gauna pajamų ir neišrašiusi sąskaitos faktūros. Tokiu atveju pajamos turi būti pagrįstos kitu dokumentu, pvz.: įmonė prisiteisė palūkanas ir tai įrodo teismo sprendimas, įmonė gavo subsidiją už prastovas pagal sutartį su Užimtumo tarnyba, įmonė gavo palūkanas pagal paskolos sutartį ir t.t.

Jei įmonei kažkas sumokėjo už paslaugas nesant jokio apskaitos dokumento, įmonė turi išrašyti sąskaitą faktūrą, nors jos niekam ir nesiunčia. Pavyzdžiui, Google išmoka už AdSense reklamą neprašydama SF, tačiau įmonė tas pajamas turi apskaityti pagal SF už reklamos paslaugas.